Pogoji sodelovanja na Slovenskem festivalu vin

1. Splošna določila

Pričujoča Prijava in pogodba je hkrati pravno zavezujoča in nepreklicna pogodba, ki jo skleneta organizator in sodelujoči. Sodelujoči na prireditvi jo izpolni v elektronski obliki na uradni spletni strani Slovenskega festivala vin. Prijav s pridržki organizator ne bo upošteval. Organizator si pridržuje pravico do odločanja o sprejetju sodelujočega, njegovih produktov in storitev na prireditev. Organizator si pridržuje pravico zavrniti prijave, prispele po zadnjem prijavnem roku. Najmanjši razstavni prostor, ki ga prijavitelj lahko zakupi je ena promocijska miza. Cene, ki veljajo za prireditev in so navedene v Prijavi in pogodbi, so v evrih in ne vključujejo DDV-ja. S podpisom te Prijave in pogodbe sodelujoči priznava in sprejema pogoje sodelovanja.

2. Uporaba podatkov

Sodelujoči z oddajo svojih podatkov soglaša, da podjetje Proevent, d. o. o. kot upravljavec zbirke podatkov vodi, vzdržuje in nadzoruje zbirko zbranih osebnih podatkov posameznikov v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1-UPB1). Organizator obdeluje zbrane osebne podatke za namene obveščanja o Slovenskem festivalu vin in Ljubljanski vinski poti (programu, nagradnih igrah, za namene vzorčenja, anketiranja in statistične obdelave podatkov, za ugotavljanje uporabe storitev, prilagajanje ponudbe in segmentacije, za raziskave trga, trženje, obveščanje o ponudbi, novostih, in ugodnostih ipd.). Osebni podatki se pridobivajo na podlagi privolitve do preklica, pri čemer preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred podanim preklicem. Posameznik ima pravico do dostopa do osebnih podatkov, popravka ali izbrisa ali omejitve obdelave ter pritožbe pri informacijskem pooblaščencu. Sodelujoči lahko za izbris ali popravek kontaktov kontaktira upravljavca podatkov, tj. podjetje Proevent, d. o. o., na e-naslov info@proevent.si ali na telefonsko številko 01 300 32 22.

3. Dodelitev razstavnega prostora

Na prireditvi lahko razstavljajo domači in tuji razstavljavci, katerih razstavni predmeti ustrezajo temi prireditve. Trgovski zastopniki in uvozniki lahko razstavljajo predmete podjetij, ki jih zastopajo. O pripustitvi razstavljavca na prireditev in o dodelitvi razstavnega prostora odloča organizator, ki razporeja razstavni prostor v najboljšem interesu prireditve. Organizator si pridržuje pravico dodeliti do okvirno 10 % razstavnega prostora več oz. manj. Razstavljavci nimajo pravice do predhodne izbire posebne lokacije ali vrste razstavnega prostora, ne glede na želje, ki jih navedejo na prijavnem obrazcu. Pri prostorski ali časovni dodelitvi promocije imajo prednost sodelujoči, ki zakupijo večje pakete. Vsako spremembo dodeljenega razstavnega prostora mora odobriti organizator. Organizator lahko premesti in opravi tudi druge spremembe glede razstavnega prostora. O teh ukrepih odloča organizator v interesu prireditve. Organizator ima pravico, da spremeni razstavni prostor ali razporeditev razstavnega prostora tudi po določitvi razstavnega prostora razstavljavcu, če ima za takšne ukrepe upravičen razlog zaradi posebnih okoliščin.

4. Odpoved prijave in pogodbe

Če sodelujoči to pogodbo odpove, mora plačati:

• 40 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove več kot 30 dni pred začetkom prireditve;

• 100 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove manj kot 30 dni pred začetkom prireditve.
  
  Če se razstavljavec kljub registraciji in prijavi iz kakršnega koli razloga ne udeleži dogodka, lahko organizator dodeli razstavni prostor drugemu uporabniku. Če organizator ne more dodeliti prostega razstavnega prostora drugemu uporabniku, ga lahko preoblikuje na stroške razstavljavca. V vsakem primeru razstavljavec v celoti odgovarja za celoten najem razstavnega prostora.

5. Obvezna prijavnina

Vsak razstavljavec je dolžan plačati obvezno prijavnino.. Obvezna prijavnina vključuje administrativne stroške, navedbo razstavljavca v brošuri, na spletni podstrani (seznam razstavljavcev) in v tlorisu prireditve. Podatki so na vseh platformah objavljeni v slovenskem jeziku. Razstavljavec je dolžan dostaviti podatke do roka, ki ga določi organizator v posameznih obrazcih. Če razstavljavec podatkov ne dostavi do roka, oziroma jih sploh ne dostavi, bodo na spletni strani objavljeni le osnovni podatki(generalije) o razstavljavcu. Organizator si pridržuje pravico, da vsebino opisa za objavo na spletni strani ustrezno skrajša in prilagodi, vendar ne odgovarja za morebitne napake.

6. Plačilo

Sodelujoči se obveže plačati sodelovanje na prireditvi po cenah, ki so dogovorjene in navedene v tej Prijavi in pogodbi oz. Vabilo k sodelovanju. Davke plača sodelujoči na prireditvi. Organizator se zavezuje izstavljati predračune in račune v skladu s pozitivno zakonodajo. V primeru zamude roka plačila predračuna in računa lahko organizator zaračuna sodelujočemu še zakonite zamudne obresti. Sodelujoči lahko ugovarja računu pisno v 8-ih dneh po izstavitvi računa. Če sodelujoči ugovarja samo za del računa, je nesporni del računa dolžan poravnati v roku in na način, ki je določen s to Prijavo in pogodbo.

7. Preklic dodelitve prostora

Organizator ima pravico, da zavrne oz. razveljavi Prijavo in pogodbo v primerih:

• če je prijavitelj v času prijave v poravnalnem, stečajnem ali likvidacijskem postopku;

• če ima organizator do prijavitelja odprte terjatve od prejšnjih prireditev (velja za vse prireditve, ki izvirajo iz sodelovanja z družbo Proevent d. o. o.);

• če produkti in storitve, ki naj bi bili razstavljeni na prireditvi, ne ustrezajo temi prireditve;

• če razstavljavec ne dostavi dokumentov (točka 12) na zahtevo organizatorja.

8. Termin in kraj prireditve

Če se mora prireditev časovno premakniti, skrajšati ali podaljšati ter če se mora prostorsko premestiti, sodelujoči nimajo pravice odpovedati sodelovanja ali zahtevati povračila škode. Če prireditev ni možno izvesti iz razlogov, za katere ne odgovarja organizator (višja sila, stavka in drugo), lahko organizator zahteva od sodelujočega na prireditvi plačilo do 25 % cene zakupljenega paketa sodelovanja. Te pravice pa organizator nima, če je sam odgovoren za neizvedbo prireditve.

9. Tehnični pogoji

Za razstavne prostore, ki so višji od 2,50 m, mora razstavljavec pridobiti pisno soglasje organizatorja. Načrti takšnih razstavnih prostorov morajo biti posredovani organizatorju 20 dni pred pričetkom montaže. Razstavljavec pri postavitvi razstavnega prostora ne sme posegati izven dodeljenega prostora.

10. Montaža in demontaža

Montaža in demontaža morata biti predhodno registrirani. Rokov za montažo in demontažo, ki so zapisani v Navodilih za razstavljavce, se je treba natančno držati. Pri prekoračitvi termina za demontažo je organizator upravičen razstaviti razstavni prostor (paviljon) na stroške in tveganje razstavljavca. Po končani demontaži mora razstavljavec prostor, na katerem je razstavljal, vrniti v prvotno stanje. V nasprotnem primeru je razstavljavec organizatorju dolžan povrniti vso nastalo škodo. Pri postavljanju in opremljanju razstavnih prostorov v času montaže in demontaže mora razstavljavec oz. njegov izvajalec ravnati v skladu s predpisi s področja varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnostni, s tehničnimi predpisi in standardi, s splošnimi pogoji dela na prireditvenem prostoru in z navodili organizatorja. Razstavljavec je dolžan ločevati odpadke v za to namenjene zbiralnike. Razstavljavec pred zaključkom prireditve ne sme odstraniti razstavnih predmetov (eksponatov) z razstavnega prostora. Razstavni prostor sme razstavljavec predčasno zapustiti samo na podlagi pisnega dovoljenja organizatorja.

11. Jamstvo in zavarovanje

• Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje, ali odtujitve stvari razstavljavca oz. njegovega izvajalca (razstavni predmeti, oprema in drugo), njunega osebja in tretjih oseb, kakor tudi ne za poškodbe razstavljavca oz. njegovega izvajalca, njunega osebja in tretjih oseb, nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, izliva vode, tatvine, ali kateregakoli drugega vzroka. Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje ali odtujitve stvari in poškodbe tretjih oseb, nastalih zaradi ravnanja razstavljavca oz. njegovega izvajalca na razstavnem oz. prireditvenem prostoru. Razstavljavec oz. njegov izvajalec sklene ustrezna zavarovanja na svoje stroške.

• Razstavljavec oz. njegov izvajalec odgovarja za škodo in nesrečo, ki jo sam ali njegovo osebje povzroči organizatorju in/ali tretji osebi na razstavnem oz. prireditvenem prostoru.

• Razstavljavec odgovarja za izposojen inventar. V primeru poškodbe ali odtujitve, bo le tega plačal po tržni ceni, ki jo določi organizator.

• Organizator ne prevzame nikakršnega jamstva za vozila, ki jih na območju razstavnega oz. prireditvenega prostora ali parkirišča pustijo razstavljavci, njihovi uslužbenci ali pooblaščenci oz. njihovi izvajalci.

• Za pomanjkljive vpise na spletni strani in v tiskovinah ni nobenega jamstva (npr. tiskarske napake, oblikovne napake, napačen prevod ali če vpisa ni itd.).

• Razstavljavec ne sme oddati dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora oz. njegovega dela tretji osebi. V primeru kršitve si organizator pridržuje pravico dodatno zaračunati razstavljavcu 100 % cene dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora.

12. Predstavitve

• Razstavljavec mora pisno obvestiti in posredovati točen program predstavitev (na primer glasbeni nastop, lastno organizirana prireditev itd.) na razstavnem prostoru organizatorju v predhodno potrditev in uskladitev najkasneje osem dni pred prireditvijo. Organizator je upravičen po že izdanem pisnem dovoljenju omejiti ali prepovedati predstavitve, kipovzročajo hrup, umazanijo, prah, uhajanje plinov oz. kako drugače ovirajo potek prireditve. Predstavitve lahko potekajo izključno na dodeljenem razstavnem prostoru razstavljavca.

• Vse predstavitve na razstavnih prostorih morajo potekati v skladu z Zakonom o prekrških zoper javni red in mir. Dovoljena glasnost v dvoranah med prireditvijo je 60dB. Razstavljavec mora za lastne nastope sam urediti vse zahtevke iz naslova avtorskih pravic (SAZAS). Razstavljavec se zaveže poravnati vse zahtevke iz naslova nadomestil za uporabo avtorskopravno varovanih del, ki jih mora kot organizator prireditve skladno z veljavno zakonodajo (159. člen ZASP) plačevati kolektivnim organizacijam, delujočim na območju Republike Slovenije, za predvajanje žive glasbe (javni nastopi). V ta namen se najemnik zavezuje, da bo o uporabi varovanih del pravočasno, to je najmanj osem dni pred javnim nastopom, in skladno s predpisi obveščal pristojne kolektivne organizacije za uveljavljanje avtorskih in sorodnih pravic.

13. Dejavnost razstavljavca – dokumenti

Prodaja je dovoljena pod pogojem, da je razstavljavec ustrezno registriran za prodajo (kmetje, s. p., d. o. o., ipd.). Kopijo registracijskega dokumenta mora razstavljavec v primeru prodaje obvezno dostaviti organizatorju ob prijavi na posamezno prireditev. Prav tako je obvezno pri prodaji upoštevati vse zakonske predpise (izdajanje računov, zagotavljanje higienskih standardov ipd.). Vsa dokazila o izpolnjevanju pogojev za prodajo mora imeti razstavljavec obvezno pri sebi ves časprisotnosti na posamezni prireditvi.

Organizator ima pravico odpovedati sodelovanje (nastop) razstavljavca na prireditvi, če ne dostavi zahtevanih dokumentov.

14. Fotografiranje in risanje

Organizator ima pravico razstavne prostore in razstavljene predmete fotografirati, narisati, posneti ali kakorkoli drugače upodobiti na filmski in video trak ali zapisati na digitalne medije in gradivo uporabiti za lastne potrebe ali za splošno uporabo. Razstavljavec se odpove vsem ugovorom iz naslova avtorskih pravic. Brez odobritve organizatorja razstavnih prostorov ni dovoljeno fotografirati ali narediti njihove risbe oz. jih posneti, izjema je le lastni razstavni prostor (paviljon).

Vse prireditve se fotografsko in video dokumentirajo in v namene splošne predstavitve si organizator pridržuje pravico do objave fotografij v medijih.

15. Čiščenje razstavnega prostora (paviljona)

Organizator skrbi za čiščenje sejmišča in hodnikov (hojnic) v dvoranah. Čiščenje razstavnih prostorov (paviljonov) je dolžnost vsakega razstavljavca, po naročilu pa ga na stroške razstavljavca lahko prevzame organizator oz. od njega določena organizacija. Razstavljavec je dolžan vse odpadke (steklo, embalaža, organski odpadki in papir) ustrezno ločevati vsak dan trajanja prireditve v temu namenjene zbiralnike.

V primeru, da razstavljavec odpadkov ustrezno ne loči, ga lahko organizator kaznuje in nanj prenese morebitne stroške dodatnega ločevanja in inšpekcijskih sankcij v višini 5.000,00 EUR. Odvoz smeti je organiziran s strani organizatorja.

16. Posebna določila

Razstavljavec, ki za svojo dejavnost na razstavnem prostoru uporablja grelna telesa in ostale električne naprave (kuhalniki, gospodinjski aparati …) ali uporablja odprti ogenj, mora pred pričetkom prireditve dobiti pisno soglasje tehnične službe Cankarjevega doma.

17. Sodišče

Organizator in sodelujoči bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Ljubljani.

18. Opozorilo organizatorja

Sankcionirana bo vsaka oblika nedovoljene promocije, ki ne bo v skladu z navodili, pravilnikom prireditve in Navodili za razstavljavce. Vse sodelujoče opozarjamo, da se vzdržijo izvajanja preglasne glasbe in drugih motečih akcij, ki bi lahko ovirale ostale udeležence prireditve.

Proevent, avgust 2022